Руслан Фатхутдинов, руководитель отдела поискового продвижения в агентстве Реаспект. Сертифицирован в Google Analytics, Яндекс.Метрике, Sape. Автор Telegram канала «Идея украдена» |
Google Drive — облачный сервис, доступный всем пользователям, зарегистрированным в любых сервисах google (Gmail, Youtube, Google+ и пр.).
-
Бесплатность — изначально любому пользователю доступно 15 Gb. За отдельную плату можно увеличить до 30 Tb;
-
Совместная работа с файлами и папками. Можно предоставить права на доступ к своим файлам другому аккаунту. Или установить ограничения;
-
Распространенность — трудно найти человека, у которого нет аккаунта в Google. В крайнем случае регистрация аккаунта занимает 1 минуту;
-
Встроенные инструменты — в облако сразу встроены инструменты для совместной работы с офисными документами: Документы (Google Docs), Таблицы (Google Sheets), Презентации (Google Slides). Доступен импорт файлов из Microsoft Office и обратный экспорт. Еще в Google Drive есть ряд дополнительных инструментов, которые могут решать самые разные задачи: от рисования карт ума до редактирования видео;
-
Доступность — приложения Google Drive работают на всех основных операционных системах. Любой файл, сохраненный в облаке, доступен в любой нужный момент из любого места;
-
Документы, созданные в Google Drive, не занимают места на диске.
Сервис доступен по адресу https://www.google.com/intl/ru/drive/ и для начала работы вам необходимо авторизоваться под аккаунтом Google.
Если аккаунта нет, зарегистрируйте новый, для этого:
-
Нажмите на кнопку “Перейти к Google Диску” на главной странице сервиса;
Рис. 1. Главная страница Google Drive
-
Нажмите кнопку “Создать аккаунт” на странице авторизации;
Рис. 2. Страница “Авторизация”
-
Заполните все поля в открывшейся форме и нажмите “Далее”. Если вы планируете использовать аккаунт как основной, я советую указать настоящий номер телефона в поле “Мобильный телефон” и активировать двойную аутентификацию, для того чтобы ваши данные не оказались в неправильных руках;
Рис. 3. Анкета регистрации
-
Откроется окно с правилами использования сервиса, которые необходимо принять;
-
Аккаунт создан, теперь вы можете перейти к использованию сервиса.
Рис. 3. Анкета регистрации
Для синхронизации с локальным устройствам необходимо скачать клиент со страницы https://www.google.com/drive/download/ и установить. Приложение доступно для Windows, Mac OS, iOs, Android, Windows Mobile.
Пример установки и настройки приложения на Mac OS практически не отличается от Windows:
-
После установки и запуска приложения откроется стандартное окно авторизации;
-
После ввода данных откроется окно с описанием основных возможностей приложения, в которых вам остается нажимать кнопку “Далее”;
-
На четвертом окне рядом с кнопкой “Далее” появится кнопка “Sync options”.
-
В разделе “Sync options” можно указать:
-
Локальную папку для синхронизации;
-
Список папок на Google Диске, которые надо синхронизировать.
-
-
В разделе “Advanced” можно указать:
-
Прокси;
-
Ограничение на скорость скачивания/закачивания данных;
-
Нужно ли запускать приложение при старте системы;
-
Добавить в контекстное меню возможность отправки файла на диск с локального устройства;
-
Показывать ли предупреждение при перемещении файлов из папок, расшаренных на других пользователй.
-
Рис. 5. Настройки синхронизации
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ! Локальную папку для синхронизации можно указать только на этом этапе! Изменить ее после установки не получится.СОВЕТ! Создайте в корне диска папку “Clouds”. В ней создайте папку с названием аккаунта. В будущем вам это поможет быстро переключать синхронизацию нескольких аккаунтов. -
-
После нажатия на кнопку “Start sync”, иконка приложения появится в трее и Google Drive начнет синхронизировать данные с папкой на локальном устройстве.
Внешний вид иконки приложения может менять статус:
-
Иконка “переливается” цветом — идет синхронизация;
-
Статичная темная икона — диск включен и операций не производится;
-
Статичная серая иконка — диск отключен;
-
Красный восклицательный знак на иконке — ошибка синхронизации.
При нажатии на иконку в приложении открывается контекстное меню с подробной информацией:
-
“Open Google Drive folder” — открывает папку синхронизации на локальном устройстве;
-
“Visit Google Drive on the web” — открывает веб-интерфейс сервиса;
-
Список последних синхронизированных файлов или файлы, которые синхронизируются в настоящий момент;
-
Информация о статусе синхронизации: “Sync complete” или время, оставшееся до окончания синхронизации;
-
Иконка “Настройки” — открывает список дополнительных настроек:
-
“Help” — открывает справку приложения;
-
“Send feedback...” — отправить отзыв о работе приложения;
-
“Pause” — приостановить синхронизацию;
-
“Preferences” — основные настройки синхронизации;
-
“Quit Google Drive” — закрыть программ.
-
Рис. 6. Иконка в трее
При синхронизации локальная папка и веб-версия равнозначны. Решающую роль для синхронизации играет дата последнего изменения. Новый файл — главный;
Перемещение файла из одной папки в другую или удаление — это тоже изменения, и они записываются. Если вы удалите файл с локальной папки при включенной синхронизации, он удалится из диска.
Первым делом настройте Google Drive под себя. Для этого нажмите на иконку “Настройки” (Шестеренка) и выберите “Настройки”.
Рис. 7. Местонахождение настроек
Доступные настройки:
-
Вкладка “Общие”
-
“Преобразовывать загруженные файлы в формат Google” — преобразовывает все файлы формата офис в формат Google Drive. Это поможет сохранить место, но если вы используете скрипты, макросы, сводные таблицы, вы можете потерять свои данные;
-
“Языковые настройки” — позволяют изменить язык веб-интерфейса с русского на другой;
-
“Оффлайн доступ” — делает доступными файлы, синхронизированные в локальной папке при выключенном интернете. Очень полезная опция, если вы часто работает в местах, где наблюдаются проблемы с доступом к сети;
-
“Интерфейс” — меняет масштаб интерфейса;
-
“Папка для Google Фото” — экспортирует все фотографии из Google Фото в папку на локальном устройстве.
Рис. 8. Общие настройки
-
-
Вкладка “Оповещение”
- “Преобразовывать загруженные файлы в формат Google” — показывает всплывающие
оповещения об изменении в ваших файлах. Есть возможность задать какие именно изменения будут
показываться:
-
“Мне предоставлен доступ” — оповещает, если кто-то предоставил доступ вашему аккаунт к файлу/папке;
-
“У меня запрашивают доступ” — оповещает, если кто-то запросил доступ к файлу/папке, принадлежащему вам;
-
“Комментарии и предложения” оповещает, если кто-то добавил комментарий к вашему файлу.
- “Преобразовывать загруженные файлы в формат Google” — показывает всплывающие
оповещения об изменении в ваших файлах. Есть возможность задать какие именно изменения будут
показываться:
-
Отправлять оповещения на мой адрес электронной почты— отправляет письма с оповещениями об изменении в ваших файлах на email.
Рис. 9. Настройки оповещений
Вкладка “Управление приложениями”— список приложений, установленных в вашем Google Drive. Чтобы добавить приложения, нажмите на ссылку “Подключить другие приложения”.
Рис. 10. Настройки приложений
Веб-интерфейса довольно простой, и будет понятен большинству пользователей.
Рис. 11. Элементы веб-интерфейса
Условно можно разделить веб-интерфейс на 4 области:
-
Шапка — тут собраны основные информационные элементы (слева направо):
-
Логотип — содержится логотип Google, или логотип компании, если вы используете корпоративные инструменты Apps for Work;
-
Поисковая строка — подробнее возможности поиска Google Drive расскажу ниже;
-
Иконка “Приложения” — содержатся ссылки на другие сервисы Google + хранилище приложений для Google Drive;
-
Иконка “Оповещения” — выводятся оповещения о действиях в социальной сети Google Plus;
-
Кнопка “Создать” — меню создания или импорта файлов;
-
Иконка с вашим аватаром — содержит ссылки на страницу настройки вашей учетной записи в сервисах Google. Позволяет добавлять новые аккаунты и быстрого переключения между ними;
-
Хлебные крошки — показывает путь к папке, в которой вы находитесь сейчас. Нажатие на последний элемент блока работает аналогично кнопке “Создать”. При выборе папки или файла в данном блоке появляются дополнительные элементы: “Включить доступ по ссылке”, “Открыть доступ к объекту”, “Удалить” и “Дополнительные действия”;
-
Иконка “Представление” — меняет отображение рабочей области. Доступны варианты: “Сетка” и “Список”;
-
Иконка “Показать свойства” — открывает область с подробными данными о файлах и папках;
-
Иконка “Настройки” — содержит ссылки на “Настройки”, “Справку по сервису” и “Список горячих клавиш”.
-
-
Навигация — боковая колонка, в которой собраны ссылки на разделы навигации:
-
“Мой диск” — дерево папок на диске;
-
“Доступные мне” — в данном разделе хранятся все файлы и папки, к которым предоставлен доступ вашем аккаунту. Кроме того, сюда попадают все файлы и папки, у которых установлен уровень доступа “Доступен по ссылке” и “Доступен для всех в интернете”, которые вы открывали;
-
“Недавние” — список файлов, с которыми вы взаимодействовали отсортированный по дате;
-
“Google Фото” — раздел, в котором содержатся фотографии с вашего мобильного устройства, если вы включили синхронизацию;;
-
“Помеченные” — список файлов и папок, добавленных вами в избранное;
-
“Корзина” — все удаленные когда-либо файлы и папки с вашего Google Drive;
-
“Резервные копии” — файлы резервных копий данных ваших мобильных устройств на Android, если у вас настроена синхронизация;
-
Блок “Используется” — информация об использованном и доступном месте и в облаке;
-
“Скачать” — ссылка на десктопное приложение.
-
-
Рабочая область — окно со списком ваших файлов и папок. В режиме отображения “Список” появляются колонки с дополнительной информацией о владельце, дата изменения и размере;
-
Свойства — область появляется при нажатии в шапке на иконку “Показать свойства”. Содержит колонки со сведения о папке/файле:
-
Колонка “Свойства” — кому предоставлен доступ, тип файла, размер, расположение, владелец, дата создания, дата последнего изменения, описание (опционально);
Рис. 12. Свойства
-
Колонка “Статистика” — выводит данные об изменениях файла или папки пользователями, которым предоставлен доступ.
-
В веб-интерфейсе сервиса есть контекстное меню, которое вызывается правой кнопкой мыши.
При активации контекстного меню на файле/папке в рабочей области будут доступны следующие возможности:
Рис. 13. Контекстное меню
-
“Предварительный просмотр” (только для файлов) — открывает окно предварительного просмотра файла;
-
“Открыть с помощью” — возможность выбрать нестандартное приложение для открытия файла. Показывает подходящие для открытия приложения, если такие есть и ссылку на хранилище подключаемых приложений;
-
“Совместный доступ” — открывает окно настроек совместного доступа к файлу/папке. Подробнее расскажу ниже;
-
“Включить доступ по ссылке” — создает ссылку для совместного доступа к файлу/папке;
-
“Переместить в” — открывает меню перемещения выбранного файла/папки в другое место на диске. Подробнее ниже;
-
“Добавить пометку” — помечает файл/папку для быстрого доступа из раздела “Помеченные”;
-
“Изменить цвет” (Только для папок) — позволяет изменить цвет выбранной папки;
-
“Переименовать” — позволяет переименовать выбранную папку/файл;
-
“Показать свойства” — открывает область “Свойства;
-
“Создать копию” (только для файлов) — создает копию выбранного файла в той же папке;
-
“Скачать” — скачивает выбранный файл на локальное устройство;
-
“Удалить” — перемещает выбранный файл/папку в корзину.
В веб-интерфейсе можно проводить основные операции с файлами/папками: загрузка (импорт), создание, копирование, перемещение, сохранение (экспорт), переименование, удаление.
Есть 2 основных способа импорта файлов/папок в Google Drive, кроме синхронизации.
-
Нажать на кнопку “Создать” в области шапки; или вызвать контекстное меню, нажав на “Мой диск” в области навигации; или вызвать контекстное меню в любом месте рабочей области;
-
В выпадающем меню выбрать “Загрузить папку” или “Загрузить файлы”;
-
В открывшемся окне выбрать нужные файлы/папки и нажать “Отправить”.
Рис. 14. Импорт файлов/папок
-
Выделить любой файл/папку на локальном устройстве;
-
Перетащить курсором на рабочую область файл/папку;
-
Дождаться появления надписи “Перемещенные файлы будут сразу загружены в эту папку” и отпустить файл/папку.
Рис. 15. Перетаскивание файлов/папок
При загрузке файлов/папок любым из вариантов в правом нижнем углу появится окно со статусом загрузки.
Рис. 16. Статус загрузки
Google Drive позволяет создавать папки и некоторые типы файлов: Документы, Таблицы, Презентации. При подключении дополнительных сервисов из репозитория можно создать и другие типы файлов.
\Для создания файлов/папок:
Нажать на кнопку “Создать” в области шапки; или вызвать контекстное меню, нажав на “Мой диск” в области навигации; или вызвать контекстное меню в любом месте рабочей области;
В выпадающем меню выбрать “Новая папка”, или тип нужного файла, или выбрать “Еще” — “Подключить другие приложения”.
Рис. 17. Создание файлов/папок
Google Drive дает возможность создавать копии, но только файлов.
Для создания копии файла необходимо:
-
Выбрать нужный файл;
-
Вызвать контекстное меню;
-
Выбрать в контекстном меню опцию “Создать копию”;
-
Копия файла будет создана в той же папке.
Рис. 18. Создание копии файла
Есть 2 способа перемещения файлов/папок в Google Drive.
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Вызвать контекстное меню;
-
Выбрать в контекстном меню опцию “Переместить в...”;
-
В открывшемся окне выбрать куда необходимо переместить файл/папку.
Рис. 19. Перемещение файла
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Удерживать и перетащить на “Мой диск” в навигационной области;
-
Если у вас уже созданы какие-либо папки, “Мой диск” раскроется в древовидную структуру:
-
Таким образом будут раскрываться все папки, внутри которых есть другие папки;
-
Также можно перетащить выбранный файл/папку на хлебные крошки в области шапки.
-
-
“Отпустить” файл в нужном разделе.
Рис. 20. Перетаскивание файлов/папок
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Вызвать контекстное меню;
-
Выбрать в контекстном меню опцию “Скачать”;
-
При скачивании:
-
Файлы формата Google документов будут преобразованы в формат Microsoft Office (docx, xlsx, pptx);
-
Папки будут заархивированы в zip-архив;
-
При скачивании нескольких файлов/папок они будут заархивированы в 1 zip-архив.
-
Рис. 21. Скачивание файлов/папок
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Вызвать контекстное меню;
-
Выбрать в контекстном меню опцию “Переименовать”;
-
В открывшемся окне задать новое имя;
-
Файлам/папкам можно давать одинаковые имена.
Рис. 22. Переименование файлов/папок
Удалять файлы/папки с Google Drive можно 2 способами.
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Вызвать контекстное меню;
-
Выбрать в контекстном меню опцию “Удалить”.
Рис. 23. Удаление файлов/папок
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Удерживать и перетащить на “Корзина” в навигационной области;
-
“Отпустить” файл/папку.
Рис. 24. Удаление перетаскиванием
При удалении файлов/папок любым из вариант, в левом нижнем углу появится окно с уведомлением и кнопкой “Отменить”, которая восстановит удаленный файл.
Рис. 25. Отмена удаления
Все удаленные файлы/папки будут находится в корзине до тех пор, пока вы окончательно не очистите ее.
Для восстановления удаленных файлов/папок:
-
Перейдите в “Корзину” в навигационном меню;
-
Выберите нужный файл/папку;
-
Вызовите контекстное меню;
-
Выберите опцию “Восстановить”;
-
Файл/папка будут восстановлены в папке, из которой вы его удалили.
Рис. 26. Восстановление удаленных файлов/папок
Все файлы/папки, которые вы переместили в корзину, будут доступны всем, кому вы предоставили доступ до тех пор, пока вы окончательно не очистите корзину.
Для окончательной очистки корзины:
-
Перейдите в “Корзину” в навигационном меню;
-
Выберите нужный файл/папку;
-
Вызовите контекстное меню;
-
Выберите опцию “Удалить”;
-
Откроется окно с подтверждением удаления без возможности восстановления, в котором нажмите на кнопку “Да”.
Рис. 27. Окончательное удаление файлов/папок
Как я писал выше, одним из главных достоинств Google Drive является возможность предоставить доступ к своим файлам/папкам другим пользователям.
Предоставляя доступ к своим файлам/папкам другим пользователям, вы можете настроить, какими правами будут обладать получившие доступ к вашим файлам/папкам. При этом, разные права можно задавать для каждого из получивших доступ.
Есть 4 вида прав:
-
“Владелец” — полные права на управление файлами и доступами к ним. Обладает только тот пользователь, в Google Drive которого хранится файл/папка;
-
“Редактирование” — права на редактирование/советы и комментирование файла. Есть только у файлов;
-
“Комментирование” — права на советы и комментирование файла. Есть только у файлов;
-
“Перемещение и изменение” — права на перемещение файлов/папок и редактирование файлов. Есть только у папок;
-
“Просмотр” — права на чтение файла.
Дополнительно к правам доступа есть дополнительные опции, на которые стоит обратить внимание:
-
“Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа”;
-
“Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы” — Есть только у файлов.
Кроме уровней доступа к файлам/папками, также можно задать их видимость.
-
“Для всех в интернете” — файл/папка будет индексироваться поисковыми системами и участвовать в общем поиске;
-
“Для всех, у кого есть ссылка” — файл/папка будет доступен только по ссылке. После перехода пользователем по ссылке документ появится в разделе “Доступные мне”;
-
“Для всех в домене %корпоративный домен%” — файл/папка появится в разделе “Доступные мне” у всех пользователей из корпоративного домена;
-
“Для всех в домене %корпоративный домен%, у кого есть ссылка” — файл/папка будет доступен только по ссылке для всех из корпоративного домена. После перехода пользователем по ссылке документ появится в разделе “Доступные мне”;
-
“Для выбранных пользователей” — файл/папка будет доступен только пользователям с конкретно указанным логином.
Есть 2 основных способа предоставить другим пользователям доступ к своим файлам/папкам.
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Нажать на иконку “Включить доступ по ссылке”:
-
Появится в области шапки, справа от хлебных крошек;
-
Также можно найти в контекстном меню.
-
-
Откроется окно, в котором будет ссылка для доступа к вашему файлу/папке.
Рис. 28. Быстрое предоставление доступа по ссылке
При таком предоставлении доступа пользователи, получившие ссылку, будут обладать правами “Просмотр”.
-
Выбрать нужный файл/папку;
-
Нажать на иконку “Совместный доступ”:
-
Появится в области шапки, справа от хлебных крошек;
-
Также можно найти в контекстном меню.
-
-
Откроется окно настроек совместного доступа к файлу/папке.
Рис. 29. Окно совместного доступа
-
В выпадающем списке над ссылкой можно настроить уровень доступности файла/папки;
-
В поле “Люди” можно ввести email адреса пользователей, которым вы хотите предоставить доступ, а нажав на иконку справа — выбрать права для пользователя.
-
В разделе “Доступные мне” выберите нужный файл/папку;
-
Вызовите контекстное меню и выберите опцию “Переместить в”;
-
Откроется меню перемещения файлов/папок, в котором вы сможете задать место размещения файла/папки на вашем Google Drive.
Для изменения уровня доступа или его отмены к файлу/папке необходимо:
-
Открыть окно совместного доступа;
-
В нижнем правом углу нажать кнопку “Расширенные”;
-
В открывшемся окне будет список аккаунтов, которым предоставлен доступ к файлу/папке, их права доступа и иконка крестика, которая отменяет предоставление доступа выбранному пользователю;
Рис. 30. Изменение прав и отмена доступа
-
Для изменения уровня доступности документа необходимо нажать кнопку “Изменить” напротив первого элемента в списке уровней доступа.
Рис. 31. Изменение уровня доступности
Google Drive обладает мощным поиском с гибкими настройками.
Строка поиска, как я говорил выше, находится в области шапки на всех страницах веб-интерфейса.
Рис. 32. Поиск в Google Drive
Изначально поиск проводится во всех разделах, в том числе “Корзина” и “Доступные мне” по названиями и содержанию файлов/папок.
При выборе “Расширенный поиск” можно более точно таргетировать, что и где вы хотите найти.
Искать можно по следующим настройкам:
-
Тип файла или папка;
-
Уровень доступности документа;
-
Включить/исключить из поиска разделы “Корзину” и “Помеченные”;
-
Дата последнего изменения;
-
В названии файла/папки;
-
В содержании файла;
-
По соавторам.
Рис. 32. Расширенный поиск
Google Диск — отличная альтернатива стандартному пакету офисных документов:
-
С помощью Google Диска можно создавать и изменять документы в режиме реального времени, а также работать с файлами, загруженными с локального компьютера;
-
К любому документу или папке можно открыть доступ для любого пользователя или группы пользователей;
-
Google Диск работает на любой операционной системе — понадобится только браузер и доступ в интернет;
-
Файлы можно скачивать в форматах .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt или в zip-архиве;
-
Все изменения автоматически сохраняются в облаке. При неполадках с компьютером вы всегда можете продолжить работу с документом на любом другом устройстве с доступом в интернет.
Мы в Реаспекте почти полностью отказались от остальных офисных программ. Лишь изредка возвращаемся к Excel, когда Google Таблицы не справляются. Думаю, скоро Таблицы обретут все нужные функции.
Если у вас есть вопросы, пишите мне на e-mail rus@reaspekt.ru, обсудим вместе.